同じ頼みが2回来たら、やり方を1枚に書かせる

つまずき：手順書は、作ろうと思うと作れない

AIに同じ仕事を頼むたびに、また同じ前提を説明している。また同じダメ出しをしている。「前回みたいな感じで」と言いたくなる。この時点で、あなたの頭の中には型があります。あとは外に出すだけなのですが、「書く時間が取れない」で止まります。

考え方：合図は2回目。中身は4つ。書くのは相手

いつ書くか。線は「同じ種類の仕事を2回目に頼んだとき」です。1回目では、何が毎回同じで、何が毎回違うかが分かりません。1回で手順にすると、その回だけの事情まで書き込んでしまいます。2回やると共通部分が見えます。逆に、3回目を待つ理由もありません。待つあいだ、同じ説明の時間が積み上がるだけです。

何を書くか。やり方を書いた紙1枚（本では「スキル」と呼んでいます）で、中身は4つで足ります。①手順（やることの順番）、②材料（どこにある何を使うか）、③合否（どうなったら完成か）、④やってはいけないこと。この4つめが、いちばん値打ちがあります。①〜③は誰でも書けますが、④は痛い目を見た人にしか書けません。そして、人が辞めると失われるのもここです。最初から書けなくて構いません。失敗するたびに1行ずつ足していくと、1年後には、あなたの会社にしかない紙になります。

誰が書くか。あなたではありません。作業が終わった直後に、こう頼みます。「いまやった手順を、次に同じことを頼むときに使える1枚のメモにして。手順・材料・完成の条件・やってはいけないことの4つを入れて。やってはいけないことには、さっき私がダメ出しした点を入れて」。相手はさっきその作業を全部やっているので、あなたが忘れていた細かい手順まで拾って書いてきます。

今日からできること

次に「前回みたいな感じで」と言いそうになったら、作業のあとに上の一言を足してください。出てきた1枚を読んで、違うところだけ直す。体裁は箇条書きで十分で、様式もファイル形式も決めなくていい。大事なのは、どこかに置いてあって、毎回そこを見ることだけです。それで、次からは説明が要らなくなります。